แทบไม่มีใครตั้งใจจะเป็นคนที่ไม่มีผลงาน อย่างน้อยก็ในที่ทำงาน แต่เมื่อเวลาผ่านไป และคุณเริ่มจัดการกับคำขอเร่งด่วนเมื่อรายการงานของคุณเริ่มมากขึ้น ยิ่งทำให้การรักษาความมุ่งมั่นในการสร้างผลงานเป็นเรื่องที่ยากขึ้น ไม่ว่าคุณจะพลาดกำหนดเวลาสำคัญหรือพยายามทำตามแผนงานโครงการระยะยาว การจัดลำดับความสำคัญของงานที่มีประสิทธิภาพอาจสร้างความแตกต่างระหว่างการรั้งท้ายกับการเป็นผู้นำกลุ่ม นี่คือกรณีที่ Eisenhower Matrix ช่วยได้
Eisenhower Matrix กับการบริหารเวลาเพื่อจัดการงาน
Eisenhower Matrix หรือที่เรียกว่า Eisenhower Box หรือ Matrix เร่งด่วน/สำคัญ เป็นกรอบการทำงานที่เรียบง่ายสำหรับการจัดลำดับความสำคัญของงานและการจัดการปริมาณงาน Dwight D. Eisenhower นายพลระดับห้าดาวและประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกาเป็นผู้ตั้งชื่อกรอบการทำงานดังกล่าว Eisenhower เป็นที่รู้จักในเรื่องของระดับการสร้างผลงานที่เหลือเชื่อ ซึ่งมากจนมีคนศึกษาวิธีการตั้งเป้าหมายและการบริหารเวลาของเขาอย่างละเอียด โดยที่หนึ่งในนั้นคือ Stephen Covey ในหนังสือเรื่อง “The 7 Habits of Highly Effective People” ของ Covey เขาได้นำเสนอแนวคิดของ Eisenhower ในรูปแบบใหม่โดยเป็นเครื่องมือที่เรียบง่ายในการจัดลำดับความสำคัญของงานที่เรียกว่า Eisenhower Matrix
แล้ว Eisenhower Matrix คืออะไร โดยพื้นฐานแล้ว Eisenhower Matrix เป็นกลยุทธ์ที่ทำให้คุณนำคำกล่าวต่อไปนี้ของ Eisenhower มาใช้ในสถานการณ์จริง “ฉันมีปัญหาสองแบบคือ ปัญหาเร่งด่วนและปัญหาสำคัญ ปัญหาเร่งด่วนไม่ใช่เรื่องสำคัญ และปัญหาสำคัญไม่เคยเป็นเรื่องเร่งด่วน” สิ่งที่คุณทุกคนจำเป็นต้องทำคือการประเมินงานของคุณตามความเร่งด่วนและความสำคัญ
Eisenhower Box ใช้ได้ผลอย่างไร
ธุรกิจและบุคคลทั่วไปสามารถใช้ Eisenhower Matrix เพื่อวางแผน มอบหมาย จัดลำดับความสำคัญ และกำหนดเวลางานรายวันหรือรายสัปดาห์ได้ การกำหนดงานลงในช่องหนึ่งของตารางสี่ช่องด้านล่างนี้ช่วยให้คุณสามารถระบุความเร่งด่วนของงานและหาวิธีจัดการงานได้อย่างเหมาะสม
ตารางช่องที่หนึ่ง: เร่งด่วนและสำคัญ (งานที่ต้องทำให้เสร็จในทันที) งานเหล่านี้เป็นงานที่ “ต้องทำก่อน” ซึ่งจำเป็นต้องจัดการโดยเร็วที่สุด งานดังกล่าวมักเป็นคำขอในนาทีสุดท้ายที่เกิดขึ้นเนื่องจากสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด โดยทั่วไปแล้ว งานแบบนี้ควรจะแล้วเสร็จทันทีหรือในวันเดียวกัน ยกตัวอย่างเช่น การดูแลโครงการแทนเพื่อนร่วมงานที่ป่วยหรือจัดการกับเหตุฉุกเฉินที่ไม่คาดคิด เช่น การหยุดชะงักของซัพพลายเชน
ตารางช่องที่สอง: สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (งานที่กำหนดเวลาไว้ทำในภายหลัง) งานเหล่านี้เป็นเป้าหมาย/งานระยะยาวที่สำคัญ แต่ไม่มีกำหนดเวลาที่แน่นอนเป็นการเฉพาะ ดังนั้นคุณสามารถกำหนดเวลาให้แล้วเสร็จในภายหลังได้ ยกตัวอย่างเช่น การได้รับวุฒิการศึกษาทางวิชาชีพ หรือการวางแผนเพื่อเป้าหมายทางธุรกิจระยะยาว เช่น การลดงบประมาณ
ตารางช่องที่สาม: เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ (งานที่มอบหมายให้คนอื่น) งานเหล่านี้ต้องดำเนินการให้เสร็จในทันที แต่อาจไม่สำคัญพอที่คุณต้องให้ความสนใจ ซึ่งหมายความว่าสามารถมอบหมายงานดังกล่าวให้สมาชิกคนอื่นในทีมของคุณทำได้ ยกตัวอย่างเช่น งานประจำหรือการประชุม/การคุยโทรศัพท์เป็นเวลานานโดยไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน
ตารางช่องที่สี่: ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ (งานที่ต้องกำจัดทิ้ง) งานเหล่านี้เป็นสิ่งที่ทำให้เสียสมาธิและควรหลีกเลี่ยงหากเป็นไปได้ ในหลายกรณี คุณสามารถเพิกเฉยหรือยกเลิกงานประเภทนี้ได้ ยกตัวอย่างเช่น กิจกรรมทางสังคมหรือช่วงเวลาพักเป็นเวลานานโดยไม่จำเป็น
พูดง่ายๆ ก็คือการใช้ Eisenhower Box ช่วยให้คุณเห็นภาพงานของคุณภายในบริบทของความสำคัญและความเร่งด่วน เมื่อคุณเริ่มคิดเกี่ยวกับปริมาณงานของคุณในแง่เหล่านี้ จะช่วยให้มั่นใจได้ง่ายขึ้นว่างานที่สำคัญที่สุดได้รับการจัดลำดับความสำคัญก่อนและเสร็จสิ้นโดยเร็วที่สุด
ข้อดีของ Eisenhower Matrix คืออะไร
หนึ่งในข้อดีที่สำคัญของ Matrix เร่งด่วน/สำคัญของ Eisenhower คือการนำมาใช้งานได้ง่าย ไม่จำเป็นต้องซื้อแพคเกจซอฟต์แวร์ราคาแพง และคุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลานานในการสร้าง Matrix โดยทั่วไปแล้ว Matrix ลำดับความสำคัญจะช่วยให้คุณปรับปรุงการจัดการเวลาของคุณโดยการกำหนดลำดับความสำคัญที่ชัดเจนและไม่คลุมเครือ ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ที่อยู่ในตำแหน่งผู้บริหารหรือเป็นเจ้าขอธุรกิจ รวมถึงคนทำงานอิสระที่อาจจำเป็นต้องจัดการงานจากโครงการหรือลูกค้าต่างๆ ได้เมื่อถึงเวลา
.
.
ติดตาม Life Elevated ได้ที่
Website: www.lifeelevated.club/
Facebook: Life Elevated ชีวิตยกระดับ
Twitter: @lifeelevatedCLB
Instagram: @lifeelevatedclub
Line OA: @lifeelevatedclub
Blockdit: Lifeelevatedclub
Youtube: Life Elevated Club
